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在当今企业全球化发展的背景下，人员的跨国流动已成为国际业务拓展的重要支撑手段，无论是中外合资企业、外商独资企业，还是中国企业“走出去”布局海外市场，员工的跨境派遣都日益频繁，为明确派遣关系、保障用工合规，企业通常需要出具正式的行政文书——“中方公司派遣函”。
作为连接母公司与海外分支机构之间的法律桥梁，派遣函不仅体现了企业对员工外派工作的正式授权，更是办理工作签证、居留许可、税务登记及当地劳动备案等手续的关键材料，本文将系统解析中方公司派遣函的功能定位、核心要素与写作要点，并提供一份结构完整、符合国际通行标准的参考模板，助力企业高效、合规开展跨境人力资源管理。
中方公司派遣函（Official Dispatch Letter from a Chinese Entity）是由在中国境内依法注册的企业出具的一份正式书面文件,用于说明某位员工因工作需要被临时派遣至境外机构或项目所在地执行特定任务。
该函件一般由人力资源部门或行政部门起草，经法定代表人签字并加盖公司公章后生效，具有一定的法律效力和对外证明功能,其主要用途包括：
需特别指出的是：派遣函并非劳动合同的替代品，也不具备独立设立劳动关系的法律效力，它是一种辅助性、说明性的官方信函，主要用于对外沟通与行政申报,是对既有劳动关系的一种延伸说明。
一份合法有效、具备说服力的派遣函应包含以下十个关键要素，以确保其权威性、完整性和可操作性：
使用带有公司LOGO的正式信头纸打印,内容包括：
提示：建议采用双语（中英文）信头设计,便于涉外使用。
明确函件接收对象,如：
此举有助于提高文书的专业指向性。
简明扼要地阐述派遣背景，
避免模糊表述,宜突出商业必要性与战略意义。
详细列明员工基本情况,包括：
此部分是验证员工身份的核心依据。
清晰注明：
精确写明起止日期，格式建议统一为“YYYY年MM月DD日”，
“自2025年4月1日起至2026年3月31日止，共计12个月。”
如存在延期可能性,可附加说明：
“期满后可根据业务需要协商续派，届时将另行出具更新函件。”
“负责中东地区市场开拓、客户关系维护及销售团队指导；协助当地子公司建立标准化运营流程。”
避免空泛用词,宜结合实际岗位说明书撰写。
明确财务责任归属,涵盖：
必须强调：
“该员工的劳动合同仍由我司依法签订并存续，人事档案、社会保险及劳动权益均由我司负责管理，派遣不改变其与中国母公司的雇佣关系。”
这是防止员工被误判为“本地雇员”的关键条款。
结尾部分应体现企业的法律责任意识,常见表述如下：
“我司承诺对该员工在外期间的行为承担相应管理责任，并保证其遵守派驻地法律法规，如有需要，愿配合提供进一步证明材料。”
随后附上：
[公司正式信头]
___________________________________________________________
官方派遣函
Dispatch Letter
___________________________________________________________
致：XX国驻华大使馆 / XX市出入境管理局 / 我司XX海外分支机构
尊敬的有关部门负责人：
我司【公司全称】：______________________________，统一社会信用代码：____________________，注册地址：__________________________________________________，是一家依法在中国设立并合法经营的企业。
鉴于海外业务发展需要，现决定派遣本公司一名正式员工赴境外执行专项工作任务，具体情况如下：
被派遣员工姓名：_________，性别：____，出生日期：_________，国籍：中国，身份证号码：________________________，护照号码：________________（如有），现任职位：_________，于______年____月加入我司，目前劳动关系正常存续。
根据公司整体工作部署，上述员工将于______年____月____日起被派遣至___________（国家/地区）的________________________（具体机构名称），担任_________职务，主要负责___________________________________________________________（简要说明工作职责），本次派遣期限为______年____月____日至______年____月____日，共计____个月。
派遣期间，该员工的月薪为人民币________元（或其他货币金额），由我司通过银行转账方式定期支付；其基本养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险及住房公积金将继续由我司在中国境内依法足额缴纳，员工在境外接受当地管理团队的日常指导与绩效考核，但其人事管理权、劳动合同签署主体及雇主责任仍归属于我司，派遣期满后，员工将返回中国总部继续履职。
我司郑重承诺：对该员工在境外期间的职业行为承担相应管理责任，督促其严格遵守派驻地各项法律法规，并积极配合相关政府部门完成必要的审批与备案程序，如有需要，我司愿意提供劳动合同、在职证明、薪资流水等相关佐证材料。
特此函告，敬请贵方予以理解与支持！
此致
敬礼！
【公司全称】（加盖公章）
法定代表人签字：_____________
签发日期：______年____月____日
联系人：_________
联系电话：+86-_________
电子邮箱：_________@company.com
为确保派遣函在实际应用中的有效性与合规性,请注意以下几点：
语言版本要求
若用于国外签证申请，建议同步提供经认证的英文翻译件，并由具备资质的翻译公司盖章确认，部分国家（如日本、加拿大、澳大利亚）明确要求翻译件附带翻译机构资质声明。
时效性控制
派遣函应在提交签证或居留许可申请前3个月内开具，过早开具可能导致材料失效，若审批周期较长,可在临近截止时重新签发更新版。
信息真实性原则 必须真实、准确、可查证，虚假陈述一旦被发现，可能导致签证拒签、企业列入黑名单,甚至引发行政处罚。
内部配套文件完善
派遣函应与以下文件配套使用,形成完整的合规链条：
